Implementasi Personal Information Management

Setiap hari jumlah informasi dalam komputer anda terus mengalami peningkatan. Informasi berupa file tugas kantor, rencana kerja, laporan kegiatan, presentasi materi kuliah, artikel ilmiah, e-book, lagu populer dan film terbaru terus menjejali sesaknya hardisk dalam laptop anda. Ledakan informasi dewasa ini tidak luput dari dampak pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dalam berbagai sendi kehidupan. Sekian banyak file yang anda miliki memerlukan penataan, salah satunya melalui Personal Information Management.

Penulis akan mengupas topik tentang Personal Information Management (PIM) khususnya dalam mengelola arsip digital pribadi berupa dokumen, lagu dan film yang umumnya ada dalam personal komputer setiap orang. Mari kita simak terlebih dahulu definisi PIM.

PIM menurut William P. Jones and Jaime Teevan (2007) “is both the practice and the study of the activities people perform to acquire, organize, maintain, retrieve, use, and control the distribution of information items such as documents (paper-based digital), web pages, and e-mail messages for everyday use to complete tasks (work-related and not) and to fulfill a person’s various roles (as parents, employee, friend, member of community, etc.). 

PIM adalah praktik dan studi mengenai aktivitas mengumpulkan, mengorganisasi, mempertahankan, menemukan kembali, menggunakan, dan mengontrol distribusi informasi misalnya dokumen dalam bentuk digital, halaman web, surat elektronik, untuk digunakan dalam menyelesaikan tugas sehari-hari baik berkaitan dengan pekerjaan/ tidak, dan untuk mendukung keperluan baik sebagai orang tua, pegawai, teman, anggota komunitas, dan sebagainya.

Dalam definisi mengenai PIM tersebut diatas dapat kita pahami bahwa PIM merupakan aktifitas mengelola informasi pribadi yang kita peroleh dalam kehidupan sehari-hari terkait pekerjaan, pendidikan, dan sebagainya, agar mudah untuk ditemukan kembali untuk dapat digunakan sesuai keperluan.

 

Apakah yang dimaksud dengan personal information? Masih dalam buku yang sama, William P. Jones and Jaime Teevan (2007) menguraikan personal information sebagai berikut:

1.  The information a person keeps, directly or indirectly for personal use; informasi yang disimpan oleh setiap orang baik untuk digunakan secara langsung/ tidak.
2.  Information about a person but kept by and under the control of others; misalnya informasi mengenai rekam medis pasien yang disimpan oleh doktor/ rumah sakit, informasi mengenai pajak, dan sebagainya.
3. Information experienced by a person but not necessarily in the person’s control; misalnya buku yang sedang dipinjam pengguna perpustakaan, e-book yang sedang disewa, halaman website yang sedang disimak, dan sebagainya.
4. Information directed to a person; misalnya e-mail dalam inbox, notifikasi pesan yang masuk, dan sebagainya. informasi untuk diri sendiri yang mengalihkan perhatian dari tugas yang sedang dilaksanakan juga dapat dimasukan kedalam kategori ini.

Personal information, kita sebut saja informasi pribadi, yang akan kita bahas yaitu informasi yang pada umumnya disimpan oleh setiap orang khususnya dalam bentuk digital. Setiap orang akan memperoleh jumlah informasi yang berbeda-beda, namun ada persamaannya yaitu dari waktu ke waktu akan terus mengalami peningkatan kuantitasnya. Semakin banyak aktifitas maka akan berbanding lurus dengan peningkatan informasi yang diperolehnya secara signifikan. Informasi berupa file-file tugas kantor, tugas kuliah, koleksi lagu, film dan sebagainya. setiap informasi yang diperolah akan disimpan dalam berbagai media misalnya hardisk dan USB flashdisk.

 

Terkait penyimpanan informasi, dikenal dengan istilah information keeping, Ida F. Priyanto (2016) adalah pengambilan keputusan dan tindakan terkait informasi yang sedang dipertimbangkan yang berpengaruh pada kemungkinan informasi bisa ditemukan kembali. Orang menyimpan berbagai barang, termasuk informasi, karena berbagai alasan, yaitu:

1. Harapan kebutuhan yang akan datang
2. Pengingat pengalaman, biasanya yang menyenangkan kadang karena nilai pentingnya yang tidak boleh dilupakan

Pada umumnya mahasiswa menyimpan materi perkuliahan berupa presentasi dosen dan e-book untuk sumber referensi dalam mempersiapkan pengerjaan tugas, dan ujian semester. Pegawai mengumpulkan berbagai bukt transaksi dalam perjalanan dinas untuk kelengkapan laporan pertanggungjawaban kegiatan kelak. Seorang penggemar musik menyimpan berbagai lagu dalam format digital agar dapat didegarkan sekarang dan dikemudian hari. Menyimpan informasi juga dilakukan karena untuk menjadikan kenangan yang abadi. Setiap orang menyimpan foto, masa kanak-kanaknya. Rekaman momen kebersamaan dengan keluarga dan sebagainya. Bahkan cetak foto-foto yang telah usang dipindai menjadi bentuk digital untuk dapat dinikmati kembali kenangan-kenangan didalamnya. Sekian banyak arsip digital yang kita miliki berupa rencana kerja, presentasi narasumber, e-book, artikel ilmiah, foto, lagu, film, dan sebagainya, memerlukan penataan agar mudah untuk merawat, mengamankan dan menemukannya kembali. Proses penataan informasi dikenal dengan istilah information organizing.

Ida F. Priyanto (2016) mengemukakan bahwa information organizing adalah tindakan dan pengambilan keputusan untuk menyeleksi dan mengimplementasi pengorganisasin dan representasi koleksi informasi yang dimiliki. Keputusan bisa berupa :

1.  Bagaimana item informasi dalam koleksi dapat diberi nama?
2. Karakteristik apa yang masuk akal dan membantu membedakan item informasi dalam koleksi?
3. Bagaimana item informasi dikelompokan? Dalam tumpukan atau folder/ subfolder? 

Masih menurut Ida F. Priyanto (2016), ada aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam information organizing yaitu:

1. Pengurutan secara manual atas folder/ subfolder.
2. Kemampuan menjadi pengingat dalam folder/ subfolder dan file.
3. Menambah catatan/ notes pada files/ folder.
4. Struktur yang digunakan dan digunakan kembali.

Langkah pengorganisasian informasi digital dapat dimulai dengan pemberian nama file pada setiap informasi digital yang kita miliki. Misalnya nama file disesuaikan dengan kontennya. Setiap item informasi digital tersebut kemudian dikelompokan yang dapat berdasarkan jenis file, kegiatan, waktu dan sebagainya. Berikan catatan tambahan berupa keterangan pada nama file informasi tersebut untuk mempermudah identifikasi. Untuk beberapa jenis arsip digital dapat ditambahkan keterangan metadatanya dengan meng-klik kanan file tersebut kemudian di bagian propertise pada tab details ada kolom-kolom yang dapat kita isi datanya. Misalnya pengisian metadata pada file mp3 akan mempermudah proses indeks oleh perangkat lunak pemutar musik dan proses pencarian files oleh windows search.

 

Menata File Dalam Folder

Tahap selanjutnya yaitu menempatkan setiap file dalam folder yang berjenjang/ hirarki sesuai kelompokna. Untuk sistematika susunan hierarki folder dapat kita tentukan sendiri sesuai selera. Hirarki folder merupakan beberapa kategori folder dan subfolder. Semakin banyak jumlah arsip digital maka jumlah kategori subfolder harus ditambah. Hal ini untuk mencegah bertambahnya waktu loading untuk menampilkan urutan file yang panjang. Subfolder juga akan memudahkan anda untuk menyimpan file-file dalam kategori yang berbeda-beda. Kelompokan berbagai jenis file sesuai dengan klasifikasi yang telah anda susun. Pisahkan file dokumen dengan file musik dan film. Misalnya untuk file dokumen terkait perkuliahan dapat dikelompokan kedalam folder dan subfolder berdasarkan mata kuliah. Apabila perlu dapat anda dapat menambahkan keterangan waktu pada subfolder untuk memberikan informasi tambahan. Sedangkan untuk koleksi lagu anda dapat menyusun kategori berdasarkan genre, artis dan tahun rilis album. Khusus untuk album bubuhkan keterangan tahun pada setiap foldernya. Susunan album dalam setiap folder nanti akan ditampilkan rapi dan berurutan sesuai tahun rilisnya             

Demikian implementasi Personal Information Management pada arsip digital. Semoga bermanfaat.

DAFTAR PUSTAKA

Jones, P. William, Teevan, Jaime. 2007. Personal Information Management. Seattle : University Of Washington Press.

Priyanto, Ida Fajar. 2016.  Memory, Cognition, and Disruptive Technology Part II, Materi Kuliah Isu-isu Kontemporer Informasi Sesi 6. Yogyakarta: Program Studi Kajian Budaya dan Media Minat Studi Manajemen Informasi dan Perpustakaan UGM