Setiap hari jumlah informasi dalam komputer anda
terus mengalami peningkatan. Informasi berupa file tugas kantor, rencana kerja, laporan kegiatan, presentasi
materi kuliah, artikel ilmiah, e-book,
lagu populer dan film terbaru terus menjejali sesaknya hardisk dalam laptop
anda. Ledakan informasi dewasa ini tidak luput dari dampak pesatnya
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dalam berbagai sendi kehidupan.
Sekian banyak file yang anda miliki memerlukan penataan, salah satunya melalui Personal Information Management.
Penulis akan mengupas topik tentang Personal Information Management (PIM) khususnya
dalam mengelola arsip digital pribadi berupa dokumen, lagu dan film yang
umumnya ada dalam personal komputer setiap orang. Mari kita simak terlebih
dahulu definisi PIM.
PIM menurut William P. Jones and Jaime Teevan (2007) “is both the practice and the study of the
activities people perform to acquire, organize, maintain, retrieve, use, and
control the distribution of information items such as documents (paper-based
digital), web pages, and e-mail messages for everyday use to complete tasks
(work-related and not) and to fulfill a person’s various roles (as parents,
employee, friend, member of community, etc.).
PIM adalah praktik dan studi mengenai
aktivitas mengumpulkan, mengorganisasi, mempertahankan, menemukan kembali,
menggunakan, dan mengontrol distribusi informasi misalnya dokumen dalam bentuk
digital, halaman web, surat elektronik, untuk digunakan dalam menyelesaikan
tugas sehari-hari baik berkaitan dengan pekerjaan/ tidak, dan untuk mendukung
keperluan baik sebagai orang tua, pegawai, teman, anggota komunitas, dan
sebagainya.
Dalam definisi mengenai PIM tersebut diatas dapat kita
pahami bahwa PIM merupakan aktifitas mengelola informasi pribadi yang kita
peroleh dalam kehidupan sehari-hari terkait pekerjaan, pendidikan, dan
sebagainya, agar mudah untuk ditemukan kembali untuk dapat digunakan sesuai
keperluan.
Apakah yang dimaksud
dengan personal information? Masih
dalam buku yang sama, William P. Jones and Jaime Teevan (2007) menguraikan personal information sebagai berikut:
- The information a person keeps, directly or indirectly for personal use; informasi yang disimpan oleh setiap orang baik untuk digunakan secara langsung/ tidak.
- Information about a person but kept by and under the control of others; misalnya informasi mengenai rekam medis pasien yang disimpan oleh doktor/ rumah sakit, informasi mengenai pajak, dan sebagainya.
- Information experienced by a person but not necessarily in the person’s control; misalnya buku yang sedang dipinjam pengguna perpustakaan, e-book yang sedang disewa, halaman website yang sedang disimak, dan sebagainya.
- Information directed to a person; misalnya e-mail dalam inbox, notifikasi pesan yang masuk, dan sebagainya. informasi untuk diri sendiri yang mengalihkan perhatian dari tugas yang sedang dilaksanakan juga dapat dimasukan kedalam kategori ini.
Personal information, kita sebut saja informasi
pribadi, yang akan kita bahas yaitu informasi yang pada umumnya disimpan oleh
setiap orang khususnya dalam bentuk digital. Setiap orang akan memperoleh
jumlah informasi yang berbeda-beda, namun ada persamaannya yaitu dari waktu ke
waktu akan terus mengalami peningkatan kuantitasnya. Semakin banyak aktifitas
maka akan berbanding lurus dengan peningkatan informasi yang diperolehnya
secara signifikan. Informasi berupa file-file tugas kantor, tugas kuliah, koleksi
lagu, film dan sebagainya. setiap informasi yang diperolah akan disimpan dalam
berbagai media misalnya hardisk dan USB flashdisk.
Terkait penyimpanan informasi,
dikenal dengan istilah information keeping, Ida F. Priyanto (2016) adalah
pengambilan keputusan dan tindakan terkait informasi yang sedang
dipertimbangkan yang berpengaruh pada kemungkinan informasi bisa ditemukan
kembali. Orang menyimpan berbagai barang, termasuk informasi, karena berbagai
alasan, yaitu:
- Harapan kebutuhan yang akan datang
- Pengingat pengalaman, biasanya yang menyenangkan kadang karena nilai pentingnya yang tidak boleh dilupakan
Pada umumnya mahasiswa menyimpan materi
perkuliahan berupa presentasi dosen dan e-book untuk sumber referensi dalam
mempersiapkan pengerjaan tugas, dan ujian semester. Pegawai mengumpulkan
berbagai bukt transaksi dalam perjalanan dinas untuk kelengkapan laporan
pertanggungjawaban kegiatan kelak. Seorang penggemar musik menyimpan berbagai
lagu dalam format digital agar dapat didegarkan sekarang dan dikemudian hari.
Menyimpan informasi juga dilakukan karena untuk menjadikan kenangan yang abadi.
Setiap orang menyimpan foto, masa kanak-kanaknya. Rekaman momen kebersamaan
dengan keluarga dan sebagainya. Bahkan cetak foto-foto yang telah usang
dipindai menjadi bentuk digital untuk dapat dinikmati kembali kenangan-kenangan
didalamnya. Sekian banyak arsip digital yang kita miliki berupa rencana kerja,
presentasi narasumber, e-book, artikel ilmiah, foto, lagu, film, dan sebagainya,
memerlukan penataan agar mudah untuk merawat, mengamankan dan menemukannya
kembali. Proses penataan informasi dikenal dengan istilah information organizing.
Ida F. Priyanto (2016) mengemukakan bahwa information organizing adalah tindakan
dan pengambilan keputusan untuk menyeleksi dan mengimplementasi pengorganisasin
dan representasi koleksi informasi yang dimiliki. Keputusan bisa berupa :
- Bagaimana item informasi dalam koleksi dapat diberi nama?
- Karakteristik apa yang masuk akal dan membantu membedakan item informasi dalam koleksi?
- Bagaimana item informasi dikelompokan? Dalam tumpukan atau folder/ subfolder?
- Pengurutan secara manual atas folder/ subfolder.
- Kemampuan menjadi pengingat dalam folder/ subfolder dan file.
- Menambah catatan/ notes pada files/ folder.
- Struktur yang digunakan dan digunakan kembali.
Langkah pengorganisasian informasi digital dapat
dimulai dengan pemberian nama file pada setiap informasi digital yang kita
miliki. Misalnya nama file disesuaikan dengan kontennya. Setiap item informasi
digital tersebut kemudian dikelompokan yang dapat berdasarkan jenis file,
kegiatan, waktu dan sebagainya. Berikan catatan tambahan berupa keterangan pada
nama file informasi tersebut untuk mempermudah identifikasi. Untuk beberapa
jenis arsip digital dapat ditambahkan keterangan metadatanya dengan meng-klik
kanan file tersebut kemudian di bagian propertise pada tab details ada kolom-kolom
yang dapat kita isi datanya. Misalnya pengisian metadata pada file mp3 akan mempermudah
proses indeks oleh perangkat lunak pemutar musik dan proses pencarian files
oleh windows search.
 |
| Menata File Dalam Folder |
Tahap selanjutnya yaitu menempatkan setiap file
dalam folder yang berjenjang/ hirarki sesuai kelompokna. Untuk sistematika
susunan hierarki folder dapat kita tentukan sendiri sesuai selera. Hirarki folder
merupakan beberapa kategori folder dan subfolder. Semakin banyak jumlah arsip
digital maka jumlah kategori subfolder harus ditambah. Hal ini untuk mencegah
bertambahnya waktu loading untuk menampilkan urutan file yang panjang. Subfolder
juga akan memudahkan anda untuk menyimpan file-file dalam kategori yang
berbeda-beda. Kelompokan berbagai jenis file sesuai dengan klasifikasi yang
telah anda susun. Pisahkan file dokumen dengan file musik dan film. Misalnya untuk
file dokumen terkait perkuliahan dapat dikelompokan kedalam folder dan
subfolder berdasarkan mata kuliah. Apabila perlu dapat anda dapat menambahkan
keterangan waktu pada subfolder untuk memberikan informasi tambahan. Sedangkan untuk
koleksi lagu anda dapat menyusun kategori berdasarkan genre, artis dan tahun
rilis album. Khusus untuk album bubuhkan keterangan tahun pada setiap foldernya.
Susunan album dalam setiap folder nanti akan ditampilkan rapi dan berurutan
sesuai tahun rilisnya
Demikian implementasi
Personal Information Management pada
arsip digital. Semoga bermanfaat.
DAFTAR
PUSTAKA
Jones, P. William, Teevan, Jaime. 2007. Personal Information Management. Seattle
: University Of Washington Press.
